Planningsvoorwaarden voor bedrijfsretreats

Deze voorwaarden gelden tussen je bedrijf en WHPH. Global Corp, een in Delaware opgerichte vennootschap, 42 Broadway, Suite 12-677, New York, NY 10004, United States, die RetreatBird exploiteert (‘wij’, ‘ons’). Ze gelden wanneer een bedrijf ons vraagt een retreat, offsite of incentivereis te plannen. Voor individuele reizigers die via de marktplaats een retreat boeken, gelden in plaats daarvan de gebruiksvoorwaarden.

Alles gebeurt op afstand en schriftelijk. De dienst bestaat uit:

• Zoeken op afstand – locaties vinden die aangeven dat ze je groep kunnen ontvangen, en ze je data en vragen voorleggen.
• Een shortlist van locaties – de locaties, wat elk over je data zei, en een begroting per post.
• Ondersteuning bij het contract – samen met je het contract van de locatie doornemen, je vragen en wijzigingen aan de locatie voorleggen, en controleren of het overeenkomt met wat in het plan is afgesproken.
• Programmaplanning – het programma: sessies, maaltijden, kamers en transfers, gepland met de locatie.

Wij voeren de retreat niet uit. We zijn niet ter plaatse, we exploiteren de locatie, het vervoer, de catering of de activiteiten niet, en we boeken geen vluchten. De locatie en elke andere leverancier met wie je een contract sluit, voeren hun deel van de retreat uit onder hun eigen contract met jou.

Het eerste plan – locaties, hun antwoorden over je data en een begroting per post – kost niets en verplicht je tot niets. Je mag het houden, of je nu verdergaat of niet. Er is niets aan ons verschuldigd tenzij je ons vraagt de boeking te verzorgen.

Als je ons vraagt de boeking te verzorgen, is onze vergoeding één vast bedrag voor de hele boeking, bepaald door de grootte van je groep:

• Het is nooit een percentage van wat je uitgeeft en wordt nooit per persoon berekend. Er is geen maximale groepsgrootte: 100 personen of meer is één schaal, ongeacht het aantal.
• De schaal wordt bepaald door het aantal personen dat je ons opgeeft als je ons vraagt de boeking te verzorgen. Het bedrag wordt je schriftelijk bevestigd voordat er iets wordt geboekt, en ligt na bevestiging vast voor die boeking.
• Bedragen zijn in euro. Of er belasting van toepassing is, staat in die schriftelijke bevestiging.

• De eerste helft (50%) als je de shortlist van locaties of het programma goedkeurt.
• De tweede helft (50%) als je het contract van de locatie tekent.

Er is niets aan ons verschuldigd voordat je de shortlist of het programma goedkeurt.

Als geen locatie op de goedgekeurde shortlist je data bevestigt, leggen we je alternatieven voor. Wijs je die alternatieven af, dan betalen we de eerste helft van de vergoeding binnen 14 dagen volledig terug.

Je sluit het contract rechtstreeks met de locatie, op basis van het eigen contract van de locatie, en je betaalt de locatie rechtstreeks. Hetzelfde geldt voor elke andere leverancier. We ontvangen, houden of geven nooit geld door voor de locatie, vluchten of iets anders. De enige betaling die je aan RetreatBird doet, is de planningsvergoeding hierboven.

De eigen voorwaarden van de locatie – haar aanbetaling, betalingsschema en annuleringsbeleid – worden door de locatie bepaald en maken deel uit van je contract met haar. We nemen ze schriftelijk op in je plan, zodat je ze kunt lezen voordat je je vastlegt.

Locaties kunnen ons een commissie betalen voor een boeking die wij regelen. Die wordt door de locatie betaald, niet door jou, en wordt niet bij je planningsvergoeding opgeteld.

Onze totale aansprakelijkheid jegens jou in verband met de planningsdienst is beperkt tot de planningsvergoeding die je ons hebt betaald. We zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop de locatie of een andere leverancier zijn contract met jou nakomt. Niets in deze voorwaarden beperkt een aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden beperkt.

De dienst verloopt van begin tot eind schriftelijk – er wordt in geen enkele fase gebeld. Je vergoedingsschaal en de twee betaalmomenten worden je schriftelijk bevestigd voordat er iets wordt geboekt. Die schriftelijke bevestiging komt van WHPH. Global Corp en is leidend waar ze afwijkt van deze pagina.