Le domande a cui l'offerta deve resistere, scritte e con le risposte prima che tu debba farle.
Quanto dovremmo mettere a budget per vincitore?+
Nella fascia media delle nostre tariffe pubblicate, un vincitore che porta un accompagnatore costa 654 € per 3 notti di location: 486 € nella fascia più semplice e 1332 € più in alto. Un vincitore che viaggia da solo costa la metà: 327 € nella fascia media. Queste cifre vengono dalle tariffe pubblicate delle location che dichiarano di poter accogliere 12 persone. Aggiungi i voli, che non quotiamo, più tasse, transfer e attività, e la nostra tariffa fissa (a partire da €2,500).
È meno per vincitore rispetto al riferimento del nostro programma. Perché?+
Perché è un viaggio diverso, scelto apposta: centri per ritiri invece di resort sul mare con salone delle feste, un posto pensato per un solo gruppo, cibo, spazio e niente di allestito. La cifra per vincitore è la tariffa pubblicata della location stessa, quindi il budget che approvi è il viaggio che fanno i tuoi vincitori.
Abbiamo 25 vincitori più accompagnatori. Riuscite a gestire 50 persone?+
Sì, mandalo. Quello che puoi vedere oggi su questo sito è la parte già pubblicata, e a 50 persone andiamo a cercare il resto, che è il modo normale di procedere per un gruppo di quelle dimensioni. Leggiamo i siti delle location, teniamo solo quelle che mettono per iscritto un numero che copre il vostro gruppo, chiediamo loro delle tue date, e il piano torna con quello che ha risposto ciascuna. Il piano ti dice anche quali location erano già sul marketplace e quali abbiamo contattato per te, così sai sempre chi è chi.
Prenotate voi i voli?+
No. Niente contratti aerei di gruppo, niente biglietteria, niente cambi di posto, niente monitoraggio degli orari. I voli li prenotate voi o tramite chi gestisce i vostri viaggi aziendali. Il piano che scriviamo parte da questo e lascia a te la voce dei voli invece di riempirla con una media che non possiamo documentare.
I nostri soldi sono protetti se la location fallisce?+
I soldi del viaggio non passano mai da noi. Contratti e paghi direttamente la location, quindi la tutela è quel contratto e la vostra assicurazione. Non abbiamo garanzie né conti di deposito vincolato, ed è esattamente per questo che non prendiamo mai i soldi del vostro viaggio.
Chi si chiama alle 3 di notte se qualcosa va storto durante il viaggio?+
La location, perché è la vostra controparte contrattuale ed è sul posto. Non gestiamo una linea di emergenza 24/7 e non applichiamo un protocollo di dovere di assistenza per i dipendenti all'estero. Se la vostra travel policy lo richiede, deve arrivare dal vostro fornitore o assicuratore, e scriveremo il piano in modo che vi si affianchi.
Potete gestire la serata di premiazione, l'annuncio e i regali?+
Niente produzione, niente palco, niente AV, niente copioni, niente regali brandizzati. Quello che possiamo fare è mettere per iscritto la parte della location: se c'è una sala da pranzo privata, se la location dichiara una sala workshop o riunioni, e quanto chiede la location per una cena privata quando glielo domandiamo. Se il cuore del viaggio è una premiazione allestita come uno show, affidati a chi produce quel tipo di eventi.
Possiamo avere l'intera location tutta per noi?+
È la prima cosa che chiediamo. Quando una location dichiara l'uso esclusivo con parole proprie, il piano la cita; per ogni altra location lo chiediamo al gestore quando arriva il tuo brief, e il piano riporta cosa ha detto, compreso un no e compreso il silenzio.
C'è una chiamata?+
No, e nemmeno come passo successivo. Tutto è scritto, quindi puoi inoltrarlo, confrontarlo e farlo approvare internamente senza ripetere una conversazione, e ogni impegno è una frase che qualcuno può indicare in seguito. I fornitori che tengono i prezzi dietro una conversazione commerciale ti fanno pagare un'ora per una cifra; la nostra è su questa pagina. Rispondi all'email e ricevi una risposta scritta.
Quanto fate pagare, e quando?+
Il piano è gratis e resta tuo, che tu prenoti o no. Se vuoi che gestiamo noi la prenotazione, la nostra tariffa è un importo fisso per l'intera prenotazione, in base alla dimensione del gruppo: €2,500 sotto le 30 persone · €4,500 per 30–59 · €7,500 per 60–99 · €12,000 per 100 o più. Viene stabilita per iscritto prima di prenotare qualsiasi cosa ed è una voce a sé nello stesso budget della location, mai una percentuale di quanto spendi, mai a persona. Metà si paga quando approvi la rosa o l'itinerario, metà quando firmi il contratto della location; se nessuna location può accogliere le tue date e rifiuti le alternative, la prima metà ti viene restituita entro 14 giorni. Le strutture possono pagarci una commissione; non viene mai aggiunta a quanto paghi a noi.
